Réunions ESS

L'onglet ESS affiche toutes les réunions d'Équipe de Suivi de Scolarisation (réelles et planifiées).

Créer une ESS

Deux possibilités :

Depuis l'onglet ESS

Cliquez sur + Nouvelle ESS :

• Sélectionnez l'élève
• Renseignez date, heure, lieu, établissement

Depuis la fiche élève

Renseignez Date ESS planifiée et Heure ESS sur la fiche, puis cliquez sur + Créer ESS. Une nouvelle réunion est créée avec ces informations.

Dans les deux cas, la date et l'heure sont propagées sur la fiche élève (elles apparaîtront dans le tableau récapitulatif).

Suppression de la dernière ESS

Si vous supprimez la dernière ESS d'un élève (via le bouton ✏ Modifier ESS de la fiche), les champs Date et Heure ESS de la fiche sont vidés automatiquement.

Générer les invitations

Pour chaque ESS, un menu d'actions permet de générer 4 documents officiels :

• Invitation professionnels (PDF) — modèle officiel Académie de Lille
• Invitation responsables (PDF) — une page par parent ou famille d'accueil
• Invitation professionnels (Word) — fichier .docx éditable (pour personnaliser si besoin)
• Invitation responsables (Word) — fichier .docx éditable

Les courriers reprennent automatiquement :

• Le logo Académie de Lille (ou votre logo personnalisé, voir Trucs et astuces)
• Vos coordonnées d'enseignant référent (depuis Paramètres)
• La ville de rattachement et la date du jour
• Les informations de l'ESS (élève, date, heure, lieu, école de l'élève)

Différence entre lettres aux professionnels et aux responsables

Les lettres aux responsables comportent en plus, avant la formule de politesse, trois paragraphes officiels :

1. Votre présence à cette réunion est indispensable…
2. Si vous le souhaitez, vous pouvez inviter des professionnels extérieurs… (rappel Vigipirate)
3. Afin de garantir des échanges sereins…

Les lettres aux professionnels ne contiennent pas ces paragraphes.

Remise à zéro annuelle

Chaque 15 août, l'application bascule automatiquement à la nouvelle année scolaire :

• Les ESS de l'année précédente sont supprimées
• Les dates ESS sont effacées sur toutes les fiches élèves actives
• Le futur établissement (s'il est renseigné) remplace l'établissement courant
• La classe future (si elle est renseignée) remplace la classe courante
• Les champs futur établissement et classe future sont vidés

Une bannière ambrée s'affiche sur le tableau de bord pour signaler que la remise à zéro a eu lieu.

Un bouton Remettre à zéro est également disponible dans l'onglet ESS pour déclencher manuellement cette opération.

Irréversible

La remise à zéro est irréversible. Une sauvegarde automatique est faite à chaque démarrage (voir Trucs et astuces).